Despre eficienţă şi eficacitate

Aseară discutam despre eficienţă şi ROI în training pe Linkedin. Astăzi de dimineaţă citeam despre eficacitatea unei organizaţii. Şi mi-am adus aminte despre o povestioară de care am auzit acum vreo 15 ani şi care sigur mai circulă şi astăzi pe Internet. Aşa că nu mai ştiu sursa exactă (poate îmi spune cineva care ştie!) – vă povestesc cu cuvintele mele ce am reţinut:

Parabola despre eficacitatea şi eficienţa unei orchestre simfonice[1]

            Exista odată demult un consultant în management care era fascinat de eficacitatea şi eficienţa organizaţională. Trăia într-o perioadă de criză, în care reducerea costurilor era o condiţie de bază pentru fiecare organizaţie. Aşa că în acele timpuri de tranziţie, era de multe ori solicitat pentru diagnosticele sale exacte ce evidenţiau cu claritate redundanţa structurilor şi determinau simplificarea sistemului ierarhic şi  informaţional al organizaţiilor.

            Nimeni nu s-a mirat atunci cînd un director nou numit la conducerea unui faimos teatru de operă – atît pentru orchestra sa simfonică, cît şi pentru criza perenă a finanţării, l-a chemat pentru a efectua o analiză ştiinţifică a situaţiei acelei organizaţii.

            Conştiincios, consultantul a început cu un examen – diagnostic la faţa locului, pentru a evalua starea existentă, asistînd incognito la reprezentaţia dată  într-o vineri seară.

            Experienţa sa i-a permis să-şi redacteze în week-end raportul, fără a avea nevoie de mai multe discuţii şi informaţii, pe care l-a prezentat de urgenţă, împreună cu factura de plată a serviciilor sale, directorului organizaţiei. Acest document s-a păstrat peste timpuri şi iată un scurt rezumat:

     “Se observă că cei patru oboişti sînt practic neocupaţi 9/10 din timp. Este imperativ să se reducă numărul lor, iar intervenţiile lor să fie mai uniform repartizate pe toată durata concertului, astfel încît se se echilibreze încărcarea lor şi să se evite punctele de vîrf de sarcină pentru acest instrument.

     Similar, cei 12 violonişti cîntă exact aceleaşi note în exact acelaşi timp, ceea ce semnifică o redundanţă inacceptabilă. Efectivul acestei secţiuni trebuie redus drastic. Dacă totuşi este necesar un volum sonor atît de mare, este mult mai economică utilizarea unor amplificatoare electronice (disponibile astăzi la preţuri foarte rezonabile).

     Muzicienii depun multe eforturi pentru a cînta semitonuri. Nu cumva este vorba de un perfecţionism prea costisitor? Eu aş recomanda ca toate notele să fie cîntate într-un singur fel, ceea ce ar face posibilă utilizarea unui personal mai puţin calificat şi deci mai ieftin.

     Se pare că se abuză de repetiţii pentru unele teme muzicale. Nu s-ar putea renunţa la cîteva dintre ele? Este necesară repetarea, utilizînd instrumentele de suflat, a melodiei pe care am ascultat-o cîntată de instrumentele cu corzi? Estimez că, eliminînd aceste repetiţii, durata totală a concertului se poate reduce de la două ore la 20 de minute. Este de notat şi faptul că această reducere a duratei ar permite şi suprimarea pauzei, care este deosebit de costisitoare, date fiind cheltuielile pentru iluminat şi aerul condiţionat din sala de concert şi din foaier.

     De asemenea, trebuie remarcat şi faptul că, nu în puţine cazuri, muzicienii utilizează cîte o singură mînă pentru a-şi ţine instrumentele. Dacă s-ar prevedea introducerea unor dispozitive mecanice articulate, atunci muzicienii şi-ar putea elibera ambele mîini, pentru a le putea utiliza şi în alte scopuri. În aceeaşi idee, menţionez şi că există anumite momente în care suflătorilor li se cer eforturi excesive. Mai judicioasă ar fi achiziţionarea unui compresor, care poate să distribuie tuturor instrumentele de suflat aer la exact presiunea cerută.

     Ultimul punct este uzura instrumentelor. În programul de sală se precizează că instrumentul primului violonist are o vechime de cîteva secole. Luînd în considerare metodele uzuale de amortizare, se poate constata că valoarea acestui instrument a fost recuperată complet pînă astăzi, ceea ce face posibilă elaborarea unui plan de investiţii pentru achiziţionarea unor echipamente mai moderne şi deci mult mai eficiente.”


[1] Precizez faptul că orice asemănare cu situaţii reale nu este neapărat întotdeauna întîmplătoare.

Ce părere aveţi despre raport? Dar despre consultant? Dar despre situaţie? Ceva cunoscut? Sau posibil?

Eu m-am distrat cînd am citit prima oară “studiul de caz”. Dar apoi mi-am dat seama că nu este decît o formă de haz de necaz! Şi revin la întrebarea ce a devenit pentru mine un leitmotiv în ultima vreme:

Voi cum luati deciziile referitoare la imbunatatirea continua?

Preferati sa mergeti pe deciziile rapide, intuitive, pe perceptia directa a situatiei problematice? Sau aveti un stil analitic, logic, rational, aveti nevoie de multe date, fapte, matrici de decizie, analize comparative ale efectelor, analize de risc etc., inainte de a propune o solutie de imbunatatire si de a o aplica?

Vă mulţumesc de pe acum pentru orice comentariu – orice opinie îmi va fi de real ajutor pentru ceea ce am în prezent în lucru! Sper să mă ajutaţi cu toţii!

Cu drag,
Cristina

 

 

 

This entry was posted in Imbunatatire, Instrumente, Lean, Lean Six Sigma, management, servicii and tagged , , , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *