Adeseori în practică se observă că se realizează mai multe activităţi decît cele suficiente şi necesare pentru realizarea produsului sau serviciului cerut de client, în funcţie de care s-au stabilit inițial tehnologia de realizare, costul produsului şi preţul pentru client. Astfel, făcînd mai mult decît este necesar, se consumă fie mai multe resurse, fie resurse mai scumpe decît cele considerate necesare şi suficiente (resurse umane mai multe sau supracalificate pentru operaţiile de efectuat, consumuri mai mari de materiale sau materiale mai bune decît cele solicitate, timp excesiv de lucru, echipamente și scule prea performante etc.).
„Să te ferească Dumnezeu de prostul vrednic.” (proverb românesc)
Aşadar, supraprocesarea (care se mai numește „procesare excesivă”, „procesare inadecvată” sau „procesare inutilă”) implică o serie de operații redundante – nenecesare sau necorespunzătoare, ceea ce nu doar că implică resurse consumate în plus și cheltuieli suplimentare, dar nici nu aduc un nivel sporit de satisfacție a clientului sau venituri suplimentare).
Supraprocesarea este tipul de pierdere cel mai greu de înțeles și de identificat, pentru că se aseamănă extrem de bine cu activitățile care adaugă valoare.
Dar astfel de situații există și în realitate – este nevoie doar de observarea cu atenție a modului în care se realizează sarcinile de lucru. În majoritatea situațiilor se pot observa mici diferențe ale modului de lucru al muncitorilor care execută operații similare, chiar și atunci cînd există instrucțiuni detaliate. Este bine ca aceste mici variații să fie observate și analizate periodic, pentru că pornind de la ele se pot găsi soluții de reducere a pierderilor prin supraprocesare și de îmbunătățire a proceselor.
„Obiceiurile și rutina au o putere incredibilă de a irosi și de a distruge.” (Henri de Lubac)
Evident, supraprocesarea se manifestă sub mai multe forme, care pot acționa simultan sau independent:
- Realizarea de procesare în exces (fie cantitativ – operații duplicate sau inutile, fie calitativ – producerea la toleranțe mai strînse sau folosirea de resurse fizice sau mentale în exces: materiale mai bune, echipamente mai performante sau oameni mai înalt calificați decît este necesar) față de cele necesare și suficiente, care nu adaugă valoare pentru client.
„Cînd ceea ce faci nu dă rezultate bune, ai tendinţa să faci mai mult şi cu mai mare intensitate din ceea ce deja faci.” (Bill Maynard & Tom Champoux Heart)
- Realizarea de procese ineficiente, ceea ce implică atingerea nivelului specificat de performanță prin mai multe treceri succesive, mai multe operații, mai multe prelucrări repetate, cicluri mai lungi de procesare, consumuri mai mari decît este nevoie
- Proiectarea de produse sau procese prea complicate.
„A depăși obiectivul este ca și cum nu l-ai atinge. Este la fel de rău să păcătuiești prin exces, ca și prin lipsă.” (Confucius)
Același principiu poate fi aplicat pentru a identifica pierderile la nivel general pentru orice categorie de resurse ce intră în procesul de producție. De exemplu, indiferent de cît de bine ar fi realizat procesul propriu-zis de producție, dacă clădirea în care se desfășoară acesta nu este eficientă energetic, dacă sistemul de ventilație nu asigură un mediu adecvat de lucru sau dacă lumina nu este oprită în încăperi – atunci cînd nu sînt folosite, la nivel general de performanță se poate identifica supraprocesarea – respectiv consumuri inutile de resurse, prin folosirea ineficientă a acestora în procesul de producție.
„Noi nu vom risipi așa de ușor materialele, pur și simplu pentru că se pot recupera deșeurile – pentru că și recuperarea înseamnă muncă. Idealul este să nu risipești nimic.” (Henry Ford)
Iată alte indicii de supraprocesare pe fluxul de proces, pentru a înțelege mai clar momentul în care o activitate iese din categoria de activitate utilă și se transformă într-o procesare în exces, inutilă și care nu adaugă valoare:
- A produce un anumit nivel de calitate prin mai multe operaţii decît sînt necesare pentru a îndeplini cerinţele clientului
- Chiar dacă procedura prevede control statistic, în practică se preferă control 100%, pentru că pare mai „sigur”
- Prelucrarea unor informaţii într-un mod mai complicat decît cel uzual și prezentarea lor în grafice complexe, dificil de înțeles la prima vedere
- Şedinţe interne mai lungi decît durata programată sau la care participă mai multe persoane decît este necesar
„Trebuie să te intereseze să găsești cel mai bun mod de lucru, nu un mod propriu de lucru.” (John Wooden)
Există nenumărate exemple de situații în care putem recunoaște supraprocesarea:
- Un produs este ţinut o zi întreagă pentru uscarea vopselei, chiar dacă ar fi suficiente doar 4 ore
- Vopsirea sau lustruirea unor suprafețe interioare, care nu au condiții impuse de aspect
- Birocrație excesivă
- Operații executate de dragul formei – cum ar fi folosirea de mijloace vizuale pentru impresionarea vizitatorilor, nu pentru a asigura managementul vizual
- Operații redundante:
- Ședințe repetate de analiză a aceleiași probleme, fără a se lua decizii clare pentru soluționarea ei
- Inspecții repetitive
- Trimiterea unui mesaj scris ce necesită 30 de minute de pregătire, în locul unei convorbiri telefonice de 5 minute
- Altele, de natură similară, specifice altor domenii de activitate.
În principal, supraprocesarea apare ca urmare a existenței mai multor categorii de cauze:
- Necunoașterea sau neînțelegerea clară a cerințelor și așteptărilor clientului, dar și credința în mitul că depășirea așteptărilor clientului este esențială pentru succesul în afaceri
- Proiectarea neadecvată a procesului
- Mentenanță necorespunzătoare
- Procese instabile și necontrolate
- Oameni plini de bune intenții care, în lipsa unor criterii clare de performanță, adaptează metodele de lucru în funcție de valorile și percepțiile personale
- Lipsa unei preocupări constante pentru îmbunătățirea proceselor – chiar dacă nu există proces perfect, periodic este utilă analiza modului curent de lucru, pentru a identifica și elimina operațiile redundante sau celelalte pierderi prin supraprocesare.
Supraprocesarea are consecințe importante, deși de obicei se consideră a fi neglijabile de către cei care cred că munca din greu este de lăudat în orice situație. În realitate, supraprocesarea are un impact semnificativ asupra eficienței proceselor:
- Operații suplimentare și nenecesare înseamnă timp mai lung de lucru și ocuparea capacității de producție, care astfel nu va fi disponibilă pentru activități care adaugă valoare
- Utilizarea excesivă a echipamentelor complexe implică de obicei loturi mari de producție, stocuri mari, costuri mari, procese nesincronizate și dezechilibrate
- Costuri mai mari de producție, prin manoperă sporită, consumuri mai mari de materiale, energie și alte utilități, costuri indirecte mai mari etc.
Pentru cei care nu sînt convinși de faptul că supraprocesarea este o pierdere cu efecte relevante, există o serie de indicatori a căror cuantificare poate demonstra că pierderile nu sînt nesemnificative:
- Costul supraprocesării – costurile directe de manoperă, materiale, utilități etc. ale operațiilor identificate ca supraprocesare
- Timpul de ciclu pentru operații similare, executate de diverși operatori.
„Simplifică sarcinile de lucru. Caută continuu moduri mai rapide, mai bune şi mai uşoare de a munci.” (Brian Tracy)
„Uneori, cînd mă gîndesc ce consecinţe enorme au lucrurile mici, sînt tentat să cred că nu există lucruri mici.” (Bruce Barton)
[image]
