„Rar se întîmplă pagubă din altceva decît din ceea ce prisoseşte.” (Publilius Syrus)
Stocurile în exces se referă la tot ceea ce nu este imediat și direct necesar pentru a realiza comenzile clienților, aflate în lucru.
Totuși, în majoritatea firmelor de producție, stocurile ajung arareori să fie luate în considerare, atunci cînd se urmărește îmbunătățirea performanțelor. De obicei, stocurile par să le dea încredere responsabililor de producție și de vînzări – va fi mereu ceva de lucru, vor exista produse disponibile pentru clienții potențiali, vor putea fi depășite eventualele întîrzieri la livrare – chiar dacă pentru directorul financiar vor apărea probleme majore de lichidități în perioadele în care cheltuielile vor depăși veniturile.
Într-un sens mai larg, stocurile se referă la orice tip de resurse în exces: echipamente, spațiu mai mare decît este necesar, scule, oameni, documente redundante, idei, specificații, informații etc. neutilizate sau subutilizate, precum și orice investiții care nu au început să producă efectele pozitive urmărite la data planificată.
Evident, toate aceste stocuri în exces neutilizate își pierd rapid valoarea dacă așteaptă prea mult fără a fi exploatate, dar de-abia după ce determină, la nivelul persoanelor implicate, acumularea unui nivel înalt de griji, stres și frustrări.
Atunci cînd vorbim despre stocuri, trebuie să găsim soluția cea mai bună pentru a separa stocurile în două categorii:
- Stocuri suficiente și necesare, corect dimensionate, fără de care nu este posibilă realizarea activităților care adaugă valoare, pentru satisfacerea comenzilor primite de la client
- Stocuri în exces – stocuri inutile sau stocuri mai mari (cantitativ și calitativ) față de nivelul suficient și necesar pentru buna desfășurare a proceselor – care constituie pierderi evidente, ce trebuie clar identificate și diminuate cît mai mult:
Stoc în exces = materiale sau produse în exces, care nu pot fi consumate sau livrate imediat
Pe lîngă consecințele de natură financiară sau personală, existența stocurilor în exces are de asemenea consecințe operaționale, care nu permit identificarea adevăratelor cauze ale multora dintre problemele observabile într-o organizație. Stocurile mari ascund modul real în care se desfăşoară activitatea curentă, ceea ce conduce managerii spre soluții ineficace și decizii greşite atunci cînd încearcă să rezolve problemele cronice interne.
Reducerea stocurilor nu se poate face direct, prin tăierea arbitrară a unor cantități oarecare, deoarece, așa cum am stabilit în a doua lecție, stocurile mari reprezintă un simptom al problemelor, nu cauza lor!
Pentru a ne da seama dacă într-o organizație există pierderi prin stocuri excesive, putem căuta simptomele specifice:
- Spațiul este mereu insuficient: depozitele și majoritatea spațiilor disponibile sînt ocupate aproape complet cu materiale și produse în diverse stadii de prelucrare, planuri periodice de creștere a capacității depozitelor
- Liste lungi de lucrări comandate de client și încă neprocesate – similar pentru lista de e-mailuri, mesaje, reclamații, formulare sau sarcini nerezolvate
- Decizii de aprovizionare bazate pe discountul de preț la cantități mari
- Softuri și sisteme automatizate extrem de sofisticate și scumpe folosite în magazii, pentru eficientizarea manevrării și gestiunii stocurilor
- Periodic se raportează bunuri deteriorate la manipulare sau transport, produse cu data de expirare depășită sau produse dispărute (stocul fizic diferit de cel scriptic)
- Cantități mari de ambalaje, paleți, containere, cutii etc. – nefolosite sau defecte
Printre exemplele de stocuri în exces sau inutile se pot regăsi următoarele:
- Stocuri prea mari – materiale și imateriale – inclusiv de elemente inutile (consumabile în exces, documente neactualizate, pliante, agende și mobilier vechi, echipamente defecte etc.)
- Baze de date prea mari sau neactualizate, sarcini şi lucrări de birou lăsate neterminate
- Fișiere redundante în computer, în diferite versiuni și în diverse locații
- Cozi lungi de clienți
- Multiple proiecte începute și neterminate
Cauzele ce determină apariţia stocurilor în exces țin în principal de strategia de producție aleasă – producția tradițională, de tip Push, în loturi mari favorizează supraproducția și, în consecință, crearea de stocuri mari. Dar există și alte cauze de luat în considerare:
- Aprovizionare cu cantități mari de materiale, din rațiuni așa-zise de eficiență economică (preț redus de aprovizionare, în funcţie de cantitatea comandată, constrîngeri impuse de furnizori, distanțe mari de aprovizionare)
- Planificarea neadecvată a producţiei, pe baza unor previziuni de vînzări extrem de optimiste
- Lipsa unui sistem de tip Just-In-Time pe lanţul de aprovizionare
- Capacitate disponibilă excesivă sau, dimpotrivă, disponibilitate incertă a echipamentelor
- Organizare inadecvată a posturilor de lucru
- Timpi mari de schimbare de fabricație
- Existenţa de spaţiu disponibil
- Lipsa unor standarde, instrucţiuni de lucru sau niveluri de calificare adecvate
- Variabilitate mare a proceselor
- Neînţelegerea implicaţiilor financiare ale imobilizărilor de capital.
Există o mulțime de consecințe nedorite ale stocurilor în exces:
- Lead Time mare
- Risc mare de deteriorare, depreciere și uzură morală, dar și de pierderea unor articole, furturi, incendii sau accidente
- Probleme de cash flow și reducere a profitului
- Flexibilitate redusă față de cerințele clienților
- Implică apariția celorlalte tipuri de pierderi: corectarea defectelor, supraprocesare, așteptare, transport și mișcări în exces
- Investiții și costuri de logistică sporite (spații mari, manoperă, echipamente, mobilier specific, dispozitive și utilități necesare pentru depozitare, softuri complexe de gestiune, coduri de bare și inventarieri repetate etc.)
- Sînt ascunse problemele cronice de pe fluxul de proces – timpul mare de schimbare de fabricație, fiabilitatea redusă a echipamentelor, deficiențele de planificare a producției, lipsa de control a proceselor, dezechilibrul posturilor succesive de lucru etc.
- Dezordine, supraîncărcarea spațiilor de lucru – de multe ori, din cauza stocurilor excesive de WIP, vizibilitatea și accesul în atelierele de producție sînt dificile, ceea ce duce la apariția unor riscuri sporite de accidente de muncă
- Întîrzieri în livrarea informațiilor, deciziilor, bunurilor necesare – prin căutări repetate, neactualizare etc.
„Cu cît o companie are stocuri mai mari, cu atît este mai puţin probabil să aibă tot timpul ceea ce le trebuie.” (Taiichi Ohno)
Controlul stocurilor implică monitorizarea unor indicatori specifici și stabilire unor valori țintă-limită, printre care se regăsesc:
- Dimensiunea zonelor de depozitare, inclusiv procentul de spațiu de depozitare din suprafața totală a atelierului de producție
- Dimensiunea stocului de siguranță, prin comparație cu rata medie a neconformităților
- Rotația stocurilor (numărul de zile de stocare)
- Durata medie de reaprovizionare și frecvența comenzilor de reaprovizionare pentru diferite tipuri de articole în stoc
În funcție de domeniul de activitate, performanțele în gestiunea stocurilor sînt diferite, de la stocuri disponibile pentru 10 minute, 2 ore, un schimb sau o zi, pînă la luni sau ani de depozitare.
[image]
