Seiketsu

Al patrulea din cei 5S este Seiketsu, care se poate traduce prin standardizare.

Menţinerea rezultatelor obţinute după aplicarea primilor 3S se face prin standardizare, respectiv prin crearea mecanismului care să asigure menţinerea situaţiei la nivelul stabilit, reducîndu-se sau eliminîndu-se, pe cît posibil, apariţia situaţiilor viitoare anormale.

Rezultatele primilor 3S trebuie identificate la diferite niveluri – ordine, curăţenie, culori, forme, iluminat, ventilare, încălzire, haine / echipamente de protecţie, igienă personală şi orice alte aspecte care pot crea impresia de lipsă de curăţenie.

Aşadar, cel de-al patrulea pas al metodei 5S este standardizarea şi constă în definirea standardelor (reguli – scrise sau nescrise, dar comunicate şi acceptate, obiceiuri şi proceduri standard de lucru, coduri de conduită, fişe de verificare etc.) la care trebuie să se raporteze personalul în măsurarea şi menţinerea gradului atins de ordine şi curăţenie. Scopul standardizării este ca fiecare să ştie ce responsabilităţi are, respectiv ce, cum şi cînd are de făcut, astfel încît să nu se revină la situaţia existentă înainte de aplicarea celor 3 faze anterioare ale metodologiei 5S.

Ingrediente importante ale Seiketsu:

• Elemente de management vizual: codificarea cu culori în mod uniform şi standardizat a diferitelor elemente poate fi o modalitate eficientă de identificare a situaţiilor anormale, imediat ce apar la un post de lucru: salopete de protecţie, marcaje, semnalizări, panouri, etc.
• Aspecte referitoare la sănătate şi securitate la postul de lucru: ergonomie, factori de mediu (temperatură, umiditate, nivel şi frecvenţă de ventilare, iluminare, igienă personală etc.)

4S este faza în care se stabilesc sistemele capabile să permită păstrarea nivelului atins după primii 3S. Se standardizează:

• Metodologia de sortare
• Modul de amplasare a articolelor necesare la postul de lucru

De exemplu:

• Poziţia, forma şi dimensiunea pentru fiecare element necesar la postul şi în zona de lucru
• Forma şi dimensiunea semnelor de folosit pentru marcaj, a etichetelor, semnificaţia codurilor de identificare şi a culorilor (pentru obiecte – echipamente, mobilier, alei de acces, stocuri interoperaţionale, instalaţii pentru utilităţi, limite de responsabilitate, zone interzise, zone pentru deşeuri – cu respectarea regulilor de sortare a deşeurilor, locaţii, persoane, etc.)
• Alte reguli

®     De securitate: semnalizarea zonelor sau operaţiilor „în lucru” sau a obiectelor „în mişcare”, înălţime / greutate maximă, poziţii cu risc de securitate, voltajul la prize, etc.
®     De sănătate: locuri de fumat şi locuri cu fumatul interzis, locuri speciale pentru pauzele de masă, poziţii ergonomice recomandate, etc.
®     De aspect şi confort: unde şi cine poate avea plante şi obiecte personale (postere, fotografii, etc.), reguli de utilizare a sălilor sau spaţiilor de relaxare – dacă este cazul, limite pentru „personalizarea” postului de lucru

• Metodele şi programele de curăţenie: cum, cine, cînd, de cîte ori, responsabili, etc.

• Rolurile şi responsabilităţile persoanelor implicate, de exemplu:
  • Liderii să stabilească strategia şi să dea exemplu.
  • Managerii să ia iniţiativa, să sprijine angajaţii care implementează 5S, să aloce resursele necesare pentru aplicarea soluţiilor de schimbare pentru păstrarea rezultatelor primilor 3S.
  • Toţi angajaţii să accepte principiile 5S şi să vină cu idei pentru aplicarea 5S la propriile locuri de muncă.
• Necesităţile de training periodic, pentru aplicarea coerentă şi consecventă a metodelor 5S
  • Conştientizare generală, pentru înţelegerea principiilor şi a terminologiei specifice celor 5S
  • Training periodic pentru cunoaşterea şi aplicare standardelor
• Metodele de actualizare a regulilor referitoare la 5S.

Aplicarea 4S respectă ciclul PDCA, respectiv standardele se realizează prin acţiuni succesive, conform ciclului de îmbunătăţire continuă:

1. Plan (Planificare): cine, ce, cum şi cînd trebuie să facă
2. Do (Acţiune): alocarea resurselor necesare pentru aplicarea standardelor
3. Check (Verificare): monitorizarea aplicării standardelor
4. Act (Îmbunătăţire): aplicarea de acţiuni corective pentru asigurarea eficacităţii şi eficienţei standardelor.
   Etapa de standardizarea trebuie deci să includă, de asemenea, reguli pentru modificarea standardelor, astfel încît sistemul să poată evolua şi să se adapteze la cerinţele mediului de lucru, prin măsuri corective şi preventive identificate periodic. Ceea ce înseamnă introducerea în planurile şi programele de lucru a şedinţelor pentru rezolvarea problemelor observate, nu doar a auditurilor 5S şi a activităţilor permanente legate strict de ordine, disciplină şi curăţenie.

Recomandări pentru aplicarea 4S:

• Păstraţi starea obţinută prin stabilirea regulilor iniţiale, creaţi obiceiuri şi aplicaţi proceduri standard.
• Găsiţi cea mai bună metodă de lucru de la oameni diferiţi, de pe aceeaşi maşină sau banc de lucru – munca standardizată!
• Folosiţi echipamente standardizate: recipiente, dosare de culori diferite, …
• Prezentaţi procedurile standard pe panouri, astfel încît să poată exista ‘management vizual’, ştiind că peste 60% din informaţiile pe care le primim vin pe calea văzului.
• Folosiţi liste de verificare pentru a stimula respectarea regulilor.

Astfel, se pregătesc instrumente de prezentare a celor mai bune practici specifice pentru primii 3S, cum ar fi:

• Diagrame de proces
• Elemente de management vizual (semne, panouri, afişe)
• Fişe de verificare şi de audit 5S

Scopul este de a preveni revenirea la situaţia de dinainte de începerea cu 1S: acumularea de articole nenecesare la postul de lucru, nerespectarea procedurilor standardizate, murdărirea echipamentelor şi dezordinea la postul de lucru.

Reguli pentru standardizare:

• Folosiţi un cod de culori
• Utilizaţi un sistem de marcare / codificare / etichetare unic şi vizual
•  Suspendaţi tot ceea ce se poate suspenda (prize de curent, scule, rafturi, etc.)
• Fixaţi tot ce nu trebuie să fie neapărat mobil (încorporaţi unele scule în mesele de lucru sau în truse sau în echipamentul de protecţie)
• Eliminaţi necesitatea de a amplasa anumite elemente (utilizaţi dispozitive integrate, 2 instrumente într-unul, etc.)
• Găsiţi idei de evitare a posibilităţii de încălcare a metodei standardizate de lucru (Poka Yoke)
• Amplasaţi coşurile de gunoi la o distanţă de maxim 6 paşi de orice post de lucru.

Adesea se consideră că primii 3S implică metode de tip HARD (adică se lucrează cu obiecte tangibile, metodele sînt pragmatice şi ţin de aspecte organizatorice, tehnice şi tehnologice ale proceselor de lucru), în timp ce ultimii 2S reprezintă metode de tip SOFT (dezvoltarea competenţelor sociale, reguli de lucru în echipă, metode pentru introducerea schimbărilor şi reducerea rezistenţei la schimbare). Astfel, în timp ce primii 3S au efecte la nivelul aspectului postului de lucru şi a productivităţii, ultimii 2S au impact la nivelul comportamentelor celor implicaţi şi a îmbunătăţirii obiceiurilor de lucru. Vă aduceţi aminte de ecuaţia din lecţia introductivă:

5S = 3S + 2S

Deci standardizarea trebuie să includă şi regulile de comportament în situaţii anormale. Dacă operatorul postului de lucru va şti clar ce anume este normal (conform descrierii din standard), el va trebui să ştie şi ce are de făcut cînd apare o situaţie anormală. Dacă vă gîndiţi la ultima poză din Tema 3, în standard trebuie să se specifice, de exemplu, cine are responsabilitatea de a observa / raporta / îmbunătăţi situaţia în care nu se respecta marcajul trasat pentru amplasarea materialelor.

Cîteva concluzii pentru 4S:

1. Atenţie la modul de semnalizare

• Nu este întotdeauna neapărat nevoie de semne permanente – sînt apoi dificil de schimbat (Se pot folosi benzi adezive, de exemplu).
• Nu supraîncărcaţi postul de lucru cu semne inutile sau confuze.

2. Renunţaţi la dulapuri cu uşi mate şi în special la cele cu lacăte

• Acces facil, monitorizarea elementelor disponibile, verificarea menţinerii ordinii, semnale vizuale de reaprovizionare

3. Evitaţi pe cît posibil sculele universale, utilizate fără un sistem de control al utilizării şi gestiunii lor.

• Acestea dispar foarte uşor şi se regăsesc mult mai greu, pentru că se pot utiliza în multe locuri şi de către multe persoane; adesea dispar cu totul, fie pentru că regula de amplasare sau de gestiune nu este bună, fie pentru că nu este respectată (şi în acest ultim caz scula lipsă trebuie imputată celui în gestiunea căruia se afla).

4. Descurajaţi iniţiativele individuale de “personalizare” a locurilor şi metodelor de lucru ce se află pe un flux de proces.

• Trebuie ca acestea să  fie operaţionale pentru un „înlocuitor” atunci cînd “proprietarul” nu este disponibil într-o anumită perioadă de timp.

5. Comunicaţi regulile stabilite şi monitorizaţi continuu respectarea acestora

• Nu lăsaţi să supravieţuiască principiile “Se poate şi aşa!” sau „Lasă, că şi aşa nu observă nimeni!”

6. Dar în încercarea de a obţine nivelul dorit de disciplină, nu eliminaţi orice posibilitate de flexibilitate şi pragmatism. Respectiv, regula celor 48 de ore se poate transforma în 72 de ore pentru anumite obiecte şi anumite locuri de muncă. Sau, dacă o aceeaşi sculă se foloseşte intermitent de mai multe ori într-o jumătate de oră la acelaşi post de lucru, nu este nevoie neapărat să fie dusă de fiecare dată la locul de amplasare stabilit , ci poate sta maxim „n” minute pe masa de lucru. Sau alte adaptări de acest fel ale principiilor 5S, pentru că scopul 5S nu este respectarea unor reguli generale, ci reducerea celor 7 pierderi identificate în sistemul Lean de management.

Planul de lucru pentru aplicarea 4S – STANDARDIZARE trebuie să includă cel puţin următoarele activităţi:

1. Constituirea unor grupuri de lucru pentru redactarea metodelor standard
2. Redactarea metodelor standard pentru menţinerea primilor 3S în toate zonele de lucru
3. Comunicarea metodelor standard
4. Verificarea eficacităţii şi identificarea problemelor
5. Stabilirea acţiunilor corective
6. Fotografierea situaţiei pe parcurs
7. Monitorizarea respectării standardelor.

[image]