Primul S din cei 5S este Seiri, care se poate traduce prin sortare, separare.
În această etapă se face sortarea, respectiv separarea a ceea ce este necesar (şi trebuie păstrat la îndemînă) de ceea ce nu este necesar (şi trebuie îndepărtat de la postul de lucru). Astfel, 1S este metoda de eliberare a spaţiului de la postul de lucru şi din jurul lui, prin eliminarea tuturor obiectelor, mai mici şi mai mari, ne-necesare în mod constant (programe vechi de lucru, materiale de probă sau produse defecte, documente neutilizate sau foarte rar utilizate, scule vechi sau defecte, accesorii, materiale nefolosite, cărţi sau dosare „împrumutate” şi nereturnate titularilor, echipamente inutile, mobilier suplimentar etc.).
Procesul de sortare are impact la nivelul mentalităţii la locul de muncă, pentru că elimină sindromul “se poate şi aşa” şi îi obişnuieşte pe oameni să renunţe la obiceiul de a strînge şi de a păstra fără rost fel de fel de materiale şi obiecte, unele doar din raţiuni sentimentale, nu de utilitate.
Iar în tradiţia românească se ştie că orice gospodină găseşte în gospodărie, la curăţenia de Paşti sau de Crăciun, suficiente haine nefolosite peste an, care fie au rămas mici copiilor, fie nu mai sînt la modă, fie chiar nu mai pot fi purtate pentru că sînt rupte sau pătate, sau alte obiecte pe care nici nu le-a folosit vreodată, dar nici nu se îndură să le arunce sau să le dea cuiva!
Toate aceste nenumărate obiecte inutile de la un post de lucru ocupă destul de mult spaţiu, şi, pe lîngă faptul că au fost necesare nişte cheltuieli de achiziţie la un moment dat, multe dintre ele implică de asemenea costuri administrative curente (contabilitate de inventar dacă au fost înregistrate în inventar, costuri de manipulare, curăţenie, costuri cu spaţiile de depozitare etc.). în plus, cu cît este mai mare aglomeraţia, cu atît este mai dificil să găseşti imediat ceea ce îţi trebuie. În medie, se estimează că fiecare angajat consumă zilnic circa 1 oră pentru a căuta ceea ce are nevoie în procesul de muncă.
Dacă sortarea se face în zone de producţie, atunci trebuie sortat totul, indiferent dacă se află pe, sub, în şi după mese, bancuri de lucru, dulapuri, rafturi, maşini, echipamente, paravane, colţuri, magazii etc.
Dacă abordăm ceea ce se află de obicei în birouri, trebuie să verificăm mobilierul şi echipamentele disponibile (mobilier nefuncţional şi echipamente care nu mai funcţionează – imprimante vechi, boxe, telefoane, etc.), materialele consumabile (separăm ceea ce este necesar de ceea ce este în exces – hîrtie, creioane, formulare tipizate, etc.), dar şi datele ce pot fi perimate, fie că este vorba de documente pe hîrtie sau fişiere electronice, cărţi, formulare, cataloage şi reviste, sau corespondenţă şi lucrări anterioare. Şi nu trebuie să omitem elementele decorative (afişe, plante, diplome şi certificate înrămate etc.) sau cele personale (fotografii, căni, vaze, căţeluşi de pluş etc.)
Sortarea şi marcarea obiectelor necesare şi ne-necesare se face cu ajutorul unor etichete de diferite culori, în funcţie de frecvenţa de utilizare sau de modul de abordare în gestiunea organizaţiei. Obiectele cu etichete roşii se mută într-un loc de păstrare temporară (zonă de carantină sau de depozitare temporară), clar identificat şi delimitat, pentru ca obiectele mutate acolo să nu se încurce cu cele similare utilizate frecvent sau să nu dispară prin „bunăvoinţa” unor persoane mai „păstrătoare”. Utilizarea acestei metode necesită parcurgerea următoarelor etape:
1) Stabilirea regulilor pentru aplicarea etichetelor, de exemplu:
- Etichete roşii pentru ceea ce trebuie îndepărtat, pentru că nu se utilizează frecvent la postul de lucru
- Etichete galbene pentru ceea ce este absolut necesar; locul de amplasare se decide în funcţie de frecvenţa de utilizare; dacă elementul nu se foloseşte frecvent, atunci acesta nu trebuie să se afle în imediata apropiere a postului de lucru, dar trebuie totuşi amplasat la o distanţă acceptabilă, într-un loc semnalizat clar şi uşor accesibil.
- Etichete verzi pentru articolele necesare, în cantitatea admisibilă la postul de lucru.
De obicei, se consideră că este ne-necesar la un post de lucru tot ceea ce nu se foloseşte timp de 48 de ore. Aşadar, trebuie să se stabilească, pentru tot ceea ce se află la un post de lucru, dacă este sau nu necesar, în funcţie de frecvenţa de utilizare, iar dacă da – cît anume este necesar (cantitatea maximă admisă pentru fiecare categorie de materiale la postul respectiv de lucru, în funcţie de care să se întocmească planul de reaprovizionare cu materiale necesare).
Stabilirea regulilor ar trebui să se facă înainte de lansarea campaniei de etichetare, prin efectuarea unui tur al locurilor de lucru vizate şi crearea unei liste de elemente existente şi a celor necesare. Astfel se poate determina ce este necesar, ce nu trebuie şi ce lipseşte, făcîndu-se astfel şi o listă a elementelor potenţiale ce candidează pentru eticheta roşie.
Regulile de sortare implică decizii de păstrare sau de îndepărtare de la postul de lucru, precum şi stabilirea distanţei pînă la locul de amplasare sau a strategiei de valorificare a bunurilor ce nu se vor reţine în preajma posturilor de lucru. De obicei, aceste reguli depind de categoriile de elemente existente de obicei la postul de lucru şi de frecvenţa de utilizare a acestora. Un exemplu de astfel de reguli se află în imaginea alăturată.
Etichetele de sortare, indiferent de culoare, trebuie să conţină toate datele necesare pentru identificare, de exemplu: denumire, proprietar, locaţia originală, data la care a fost pusă eticheta, numele persoanei care a pus eticheta etc. Aceste date vor permite apoi gestiunea clară a ceea ce se păstrează / îndepărtează, iar dacă s-a greşit la sortare, elementele respective vor putea fi regăsite şi realocate postului de lucru unde este nevoie de ele.
Regula este că se pun etichete roşii tuturor elementelor pentru care nu se pot uşor găsi răspunsuri clare şi precise la întrebările din schema prezentată în pagina anterioară sau există dubii referitoare la necesitate, frecvenţa de utilizare sau cantitatea necesară. Pe scurt, regula ar fi: „Cînd ai dubii, pune etichetă roşie!”.
2) Stabilirea şi marcarea unei zone de carantină, unde să se depoziteze temporar obiectele ne-necesare la postul de lucru
3) Informarea tuturor că la data …, în zona …., va avea loc o campanie de etichetare şi că fiecare trebuie să ia parte
4) Acţiunea propriu-zisă de etichetare (ataşarea etichetei, mutarea în zona corespunzătoare, consemnarea tuturor deciziilor)
Pe măsură ce se aplică etichetele, trebuie trecute deciziile luate într-un registru, din raţiuni contabile (pentru inventar) şi de îmbunătăţire continuă (se poate ca în timp să fie aduse sau recuperate anumite elemente din zonele de carantină – care se pot stabili la nivel de birou, secţie, departament sau la nivel general de organizaţie, pentru că se poate întîmpla ca la sortare să nu se aprecieze corect din prima anumite criterii, de exemplu frecvenţa de utilizare sau consumul mediu necesar pe o anumită perioadă de timp).
5) Revizuirea deciziilor pentru obiectele cu etichete roşii şi definitivarea acţiunii de sortare.
Pentru zona de depozitare temporară (zona de carantină), se stabileşte o durată maximă (de regulă între 2 – 4 săptămîni), în care articolele cu etichete roşii pot rămîne în respectiva zonă. În această perioadă, este posibilă retragerea unor articole sau depozitarea altora, pe măsură ce se verifică în condiţii reale de lucru rezultatele aplicării regulilor de sortare iniţial stabilite. Dar intrările / ieşirile se fac cu aprobarea responsabilului 5S şi se consemnează în registrul de decizii, iar echipa 5S va face periodic analiza intrărilor/ieşirilor, pentru a verifica corectitudinea regulilor stabilite. După trecerea perioadei maxime de staţionare în zona de carantină, articolele cu etichetă roşie rămase nu mai pot fi retrase pentru utilizarea la postul de lucru de unde au fost îndepărtate şi trebuie să fie îndepărtate definitiv de la postul de lucru şi uneori chiar din incinta în care acesta se află. Astfel, se va evalua necesitatea lor la alte posturi de lucru sau se va stabili strategia de valorificare a lor: păstrare (într-o arhivă sau magazie – dacă legea nu permite casarea sau scoaterea din gestiune prin alte tipuri de acţiuni), eliminare din gestiune (obiectele ne-necesare fie se returnează proprietarilor, se vînd, se reciclează, se donează, sau pur şi simplu se aruncă în zone anume create pentru “gunoi” – cu respectarea regulilor specifice pentru protecţia mediului).
Dacă echipa 5S nu poate lua singură aceste decizii, este bine să se consulte cu alte persoane – de exemplu de la serviciul financiar-contabilitate, de la calitate sau mediu. Cîteva din deciziile posibile pot fi:
- Reorganizarea modului de stocare pentru anumite elemente
- Găsirea unui alt loc de stocare
- Vînzarea produselor
- Repararea si realocarea unor bunuri
- Donarea unor bunuri
- Aruncarea unor bunuri
- Schimbarea etichetei pentru a fi utilizat în altă parte.
Planul de lucru pentru aplicarea 1S – SORTARE trebuie să includă cel puţin următoarele activităţi:
- Numirea unui responsabil pentru faza de sortare
- Stabilirea criteriilor de sortare
- Fotografierea situaţiei existente imediat înainte de momentul începerii sortării
- Sortarea şi etichetarea obiectelor
- Mutarea obiectelor nenecesare în zona de depozitare temporară
- Analiza, înregistrarea şi rezolvarea obiectelor din zona de depozitare temporară
- Fotografierea stadiilor intermediare
- Monitorizarea fazei de sortare
Rezultate obţinute prin aplicarea 1S: mai puţin timp necesar pentru căutarea pieselor şi sculelor necesare, siguranţă sporită, îmbunătăţirea productivităţii şi a calităţii.
[image]
