Atenţie! Înainte de a trece la cel de-al 3-lea S, trebuie să se verifice eficacitatea primilor 2S, respectiv să existe posibilitatea de a avea răspunsuri la următoarele întrebări, doar prin management vizual:
- Dacă un loc marcat este gol: Ce trebuia să se afle în acel loc? Lipseşte cu totul sau se află într-un alt loc? De ce?
- Dacă un obiect se află într-un loc nemarcat: Ce obiect este? Cui îi aparţine şi unde ar fi trebuit să se afle? De ce se află acum acolo?
Al treilea din cei 5S este Seiso, care se traduce prin curăţenie. De dragul celor 5S, am ales ca în română să echivalez Seiso prin Strălucire.
Toată lumea 🙂 acceptă faptul că un post de lucru ordonat şi curat contribuie la un bun climat de lucru şi la calitatea produselor şi serviciilor realizate, obţinute într-un mediu de lucru eficient, sigur şi motivant. Într-un mediu curat, este evident că se poate detecta mai uşor şi mai repede orice situaţie anormală – lipsa unui material, un zgomot diferit al ventilatorului calculatorului etc. Un mediu de lucru dezordonat şi murdar are un impact negativ nu numai asupra calităţii, dar şi a motivării angajaţilor, a termenelor de livrare şi costurilor.
Curăţenia este foarte importantă, iar ordine fără curăţenie se poate greu imagina. Aşa că putem face un exerciţiu de imaginaţie:
Imaginaţi-vă că mergeţi să vizitaţi o firmă vestită pentru produsele realizate, pe care le cumpăraţi în mod curent (de exemplu o firmă de băuturi răcoritoare). Ce comportament de cumpărare credeţi că veţi avea după ce veţi observa următoarele:
- Iarba din curte este netunsă şi creşte dezordonat?
- Coşurile de gunoi dau pe dinafară, deşi este de-abia ora prînzului?
- Pietrişul de pe aleea de acces către intrarea în pavilionul administrativ este plin de mucuri de ţigări şi alte resturi?
- Fotografiile şi produsele expuse în zona de prezentare sînt pline de praf?
- Scrisorile trimise clienţilor sînt pline de greşeli de ortografie sau forma în pagină este neordonată?
Forme ale 5S existau mult înainte ca metoda să fi fost definită şi popularizată. La Ford, înainte de a fi fost formulată metoda 5S de către japonezi, regulile erau următoarele:
Henry Ford (Today and Tomorrow, 1926): “Primul lucru de făcut este curăţenia — întotdeauna trebuie să fie pe primul loc, ca să poţi şti cu ce te confrunţi. … Nu ne putem permite să acceptăm locuri murdare în jurul nostru — este prea costisitor. … Totul în atelier este vopsit şi revopsit în culori deschise, astfel încît să se vadă cea mai mică urmă de murdărie. Nu vopsim ca să acoperim murdăria — vopsim în alb sau gri deschis, pentru ca modul de lucru curent să includă păstrarea curăţeniei, nu să facă din curăţenie o activitate excepţională.”
Edwin P. Norwood (Ford Men and Methods, 1931) arăta că în fabrica Ford de la River Rouge erau amplasate containere pentru deşeuri astfel încît să se afle la maxim şase paşi distanţă de fiecare post de lucru din atelierul de producţie.
Curăţenia trebuie să fie un mod de viaţă, care să se refere la toate aspectele care ne înconjoară (la postul de lucru, dar şi la mediul de acasă, în comunitate sau la nivel personal).
Aşadar, al treilea pas al metodei 5S este Strălucirea şi constă în curăţarea postului de lucru şi a tot ceea ce este în jurul lui (pardoseală, pereţi, geamuri, echipamente, dulapuri, căi de acces, becuri, luminatoare, clanţe şi mînere etc.), pentru a-l face să “strălucească”. În această fază, curăţenia trebuie realizată de toţi, de la manageri şi pînă la operatori, nu numai de cei cu responsabilităţi directe pentru curăţenie (personalul intern sau firma de curăţenie). Toate spaţiile care formează un post de lucru trebuie curăţate, fără excepţie, astfel încît orice abatere de la ordinea stabilită în etapa 2S să poată fi imediat observată. Trebuie detectate şi eliminate eventualele surse de murdărire (surse de fum, pierderi de lichide sau pulberi sau alte materiale etc.). De asemenea, trebuie asigurate suficiente materiale pentru efectuarea curăţeniei la fiecare post de lucru (mături, aspiratoare, lavete, mopuri, detergent, spray antistatic etc.), inclusiv echipament de protecţie, dacă este necesar (mănuşi, bonete, halate etc.).
Curăţenia trebuie să devină parte integrantă a activităţii zilnice curente a fiecăruia – nu o activitate ocazională, doar atunci cînd se anunţă vizita cuiva ”important” sau cînd gradul de murdărie este atît de mare, încît curăţenia nu mai suportă amînare. De exemplu, la încheierea activităţii, fiecare schimb trebuie să cureţe şi să ordoneze zona proprie de lucru.
Atenţie! 5S implică munca în echipă, ca toate metodele incluse în sistemul Lean de management.
Aşadar, 3S se referă la curăţarea postului de lucru printr-o luptă metodică şi permanentă împotriva prafului, a murdăriei, a resturilor de materiale, petelor, deşeurilor etc. Dar 3S nu înseamnă doar săpun şi apă. Include încă un aspect esenţial pentru buna desfăşurare a activităţilor la un post de lucru, respectiv inspecţia vizuală şi mentenanţa de prim nivel a tot ceea ce se află în jurul respectivului post de lucru: prize, sisteme de închidere (uşi, ferestre, capace, mînere etc.), echipamente – aparate de măsură şi control, sisteme de iluminat, instalaţii sanitare, starea suprafeţelor şi a colţurilor mobilierului etc.
3S are un rol important şi pentru mentenanţa preventivă a echipamentelor. În etapa 3S se stabilesc responsabilităţi pentru fiecare nivel de intervenţie de mentenanţă, ce apar pe o etichetă sau o procedură ataşată fiecărui echipament, inclusiv frecvenţa de inspecţie şi de intervenţie. De asemenea, se identifică şi marchează zonele periculoase, punctele de acces pentru intervenţii – de obicei se elimină pe cît posibil capacele inutile, sistemele complicate de prindere cu şuruburi a capacelor de vizitare etc. sau se înlocuiesc cu capace transparente, astfel încît să fie la vedere tot ceea ce este esenţial pentru inspecţia vizuală.
Există 3 aspecte importante şi succesive pentru aplicarea 3S:
- Curăţenia generală la postul de lucru
Este o etapă obligatorie pentru 5S, realizată după ce ştim ce şi ce nu se păstrează la postul de lucru şi cum/unde se amplasează orice lucru necesar.
- Trebuie făcut un plan: Ce, cum (metoda), cine (rotaţia sarcinilor), cînd (în timpul / în afara programului de lucru)?
Obiectivul este de a curăţa tot ceea ce se află în zonele de lucru, de la clădiri, mobilier, instalaţii, echipamente şi pînă la echipamentul de protecţie (salopetă, ochelari, mănuşi etc.) sau, în anumite situaţii, la aspectul personal (păr, barbă, accesorii, bijuterii etc.). Toate aceste aspecte au un important efect asupra moralului celor care lucrează în spaţiul respectiv sau doar trec pe acolo – se spune că cei care lucrează într-o zonă plină de praf sînt mult mai puţin motivaţi ca cei care lucrează într-un mediu curat, vesel şi luminos.
Se împarte atelierul de lucru în zone, iar pentru fiecare zonă se numeşte un responsabil de curăţenie. Fiecărei persoane dintr-un atelier / birou de lucru trebuie astfel să i se aloce o zonă, de curăţenia căreia să răspundă. Zonele trebuie clar delimitate şi responsabilii clar identificaţi şi cunoscuţi. Pentru realizarea sarcinilor 3S, este de regulă mai bine să fie stabilite, pe cît posibil, responsabilităţi individuale, după definirea responsabilităţilor echipelor, subînţelegîndu-se însă necesitatea ca oamenii să se ajute reciproc în zonele comune sau situaţiile mai dificile sau complexe.
Prin desemnarea zonelor de responsabilitate se elimină de obicei spaţiile de care nu răspunde nimeni. Bineînţeles, pot apărea situaţii cînd cineva nu este responsabil doar de zona specifică postului propriu de lucru, dar şi de o anumită zonă comună adiacentă.
Să vă pun cîteva întrebări:
- Aţi fost vreodată într-un birou în care totul părea în ordine, dar unde exista un copiator şi o imprimantă (nu tocmai noi!), comune mai multor posturi de lucru – aţi observat dacă nu cumva echipamentul respectiv era plin de praf şi nu avea cumva o culoare uşor gri-maro?
- La fel, aţi observat vreodată cum arată tastaturile aflate pe diferitele birouri? Cele de culori deschise, au întotdeauna aceeaşi culoare ca cea din ziua în care au fost noi, proaspăt scoase din cutie?
Atenţie! La 3S:
- Se curăţă nu doar echipamentele şi mesele de lucru, ci şi podeaua, pereţii, tavanul, ferestrele, dulapurile, aleile de acces, echipamentul de protecţie, magaziile, sălile de reuniune, colţurile încăperilor, caloriferele, pervazul – într-un cuvînt, totul!
- Îndepărtaţi capacele de acces la echipamente şi curăţaţi înăuntru, ştergeţi praful de pe dulapuri, de după ţevi şi calorifere, spălaţi geamurile de la luminatoare etc.
- Se identifică şi pe cît posibil se elimină toate cauzele ce pot provoca dezordine şi murdărie.
- Se marchează zonele cu probleme, unde materialele sau metodele uzuale disponibile de curăţenie nu fac faţă.
- Se stabilesc metodele de curăţenie, mijloacele necesare şi frecvenţa de realizare a curăţenie.
- Menţinerea aspectului postului de lucru – înainte, în timpul şi după terminarea programului de lucru
Atenţie! Şi oamenii fac parte din mediul de lucru, deci atenţie la modul în care arată şi cum se comportă, precum şi la curăţenia personală. Doar că aplicarea 3S la oameni trebuie făcută cu mare precauţie şi diplomaţie, pentru a nu-i jigni sau demotiva!
- Vopsire, îmbunătăţirea iluminatului, eliminarea dezordinii şi a murdăriei, eliminarea pierderilor de lichide, mentenanţa preventivă de nivel 1, realizarea unui plan de întreţinere a curăţeniei postului de lucru (cine, ce, cum, cînd are de făcut)
Acţiunile de realizat periodic în această fază includ:
- Ştergerea meselor şi dulapurilor de praf
- Curăţirea sculelor
- Spălarea / ştergerea podelei
- Verificarea funcţionării sistemului de iluminat
- Ştergerea / dezinfectarea suprafeţelor pentru igienă
- Golirea coşurilor de gunoi
- Punerea de hîrtie în copiator / imprimantă, mai ales în cazul celor utilizate în comun
- Golirea perforatoarelor, umplerea capsatoarelor şi a cutiilor cu agrafe de birou
- Obţinerea serviciilor sau produselor necesare – apă de băut, materiale administrative, intervenţii la centralele telefonice etc.
- Actualizarea datelor de pe panourile de management vizual
- Ştergerea ecranelor şi tastaturilor computerelor
- … şi orice altceva este necesar …
“Curăţenia cea mai bună este atunci cînd nu ai de ce să faci curăţenie!”
- Utilizarea de măsuri preventive pentru a păstra curăţenia
Curăţenia zilnică este o formă de inspecţie.
Poate ştiţi sau aţi văzut ce face un pilot de avion înainte de a pleca în cursă (de regulă dă o roată în jurul avionului şi se asigură că ceea ce vede este normal – în stare bună de funcţionare şi consemnează pe o fişă de verificare toate aspectele de menţionat, conform unei proceduri standard, pe lîngă faptul că în cabină face o serie de teste operaţionale a instrumentelor şi echipamentelor de bord). Similar, la terminarea cursei se completează o fişă cu aspectele observate în timpul zborului.
La orice post de lucru se poate dezvolta o procedură similară verificărilor ante şi post zbor, care să implice curăţarea şi inspecţia vizuală a bunurilor existente ca o activitate zilnică planificată, cu observaţii notate în fişele de îmbunătăţire a aspectului postului de lucru.
Vom reveni la aceste aspecte în lecţia despre 4S.
- Roluri şi responsabilităţi pentru fiecare, referitoare la curăţirea permanentă a postului de lucru – minim 5 – 10 minute alocate zilnic pentru curăţenie
- Aplicarea de metode de analiză pentru a identifica acţiunile corective şi preventive necesare
Metodele cele mai utilizate pentru analiza cauzelor pentru posibilele contaminări sînt Brainstorming-ul, metoda “5 De ce?” şi Diagrama cauză – efect.
După cum am menţionat anterior, este necesar să se traseze o „hartă” sau diagramă a zonelor de responsabilitate pentru curăţenia la postul de lucru. Este important de asemenea ca toţi angajaţii să realizeze în acelaşi timp sarcinile referitoare la curăţenie, pentru a nu se deregla procesele sincrone de lucru, deci să existe un calendar şi o programare în timp a activităţilor de curăţenie individuale. Astfel, se poate desena „harta” pe un panou şi se pot colora sau marca diferit tipurile de sarcini şi momentele de realizare a diferitelor tipuri de sarcini specifice posturilor de lucru diferite. De asemenea, trebuie stabilite standarde şi obiective pentru fiecare tip de post de lucru – de obicei, în decursul etapei 4S.
Sau se pot lansa campanii şi concursuri pentru „cel mai curat” post de lucru, sau orice alte tipuri de iniţiative pentru a-i atrage şi convinge pe oameni să facă şi să respecte curăţenia la postul de lucru (şi nu numai …).
Exemplu de bune practici: Cele 5 jurăminte ale 3S
Jur să:
- ridic de pe jos ceea ce îmi cade sau ceea ce observ în drumul meu şi să pun ceea ce am ridicat la locul adecvat!
- nu vărs lichide pe jos şi să şterg dacă le-am vărsat din greşeală!
- nu arunc în dezordine resturi de materiale!
- curăţ praful şi să îndepărtez orice murdărie observată în zona mea de responsabilitate!
- refac marcajele şterse şi să anunţ imediat ce am observat astfel de situaţii în jurul meu!
Planul de lucru pentru aplicarea 3S – STRĂLUCIRE trebuie să includă cel puţin următoarele activităţi:
- Fotografierea situaţiei iniţiale
- Stabilirea zonelor individuale şi comune: depozite, echipamente, suprafeţe de lucru sau de acces, pentru a evita duplicarea sarcinilor sau lipsa unui responsabil
- Identificarea activităţilor zilnice de curăţenie şi a sarcinilor de mentenanţă de rutină de efectuat la fiecare categorie de loc de lucru
- Alegerea metodelor pentru efectuarea curăţeniei: instrumente şi materiale necesare, reguli de respectat
- Stabilirea în scris a programului şi alocarea rolurilor / responsabilităţilor
- Pregătirea instrumentelor de lucru: lavete, mături, pensule, vopsea, mănuşi, saci de gunoi etc., precum şi a fişelor de verificare periodică a progresului
- Comunicarea planului de lucru şi a rolurilor
- Curăţenia generală propriu-zisă
- Verificarea eficacităţii şi identificarea/rezolvarea problemelor cronice ce pot produce murdărie
- Stabilirea acţiunilor corective
- Fotografierea situaţiei pe parcurs
- Aplicarea de metode pentru păstrarea curăţeniei – utilizarea curăţeniei ca metodă de inspecţie şi intervenţie de nivel 1 în programul TPM
- Monitorizarea curăţeniei la postul de lucru şi utilizarea de mijloace vizuale pentru prezentarea stadiului atins.
Atenţie! De obicei, dacă se fac poze înainte şi după 3S, pare că cele de după au fost făcute într-o zi însorită, în timp ce cele iniţiale par să fi fost făcute într-o zi mohorîtă de iarnă.
[1] Dispozitive de prevenire a apariţiei posibilelor erori la postul de lucru (foolproof, în lb. engl.)
[image]
