Dacă vrei să înțelegi cu adevărat o situație, încearcă să o schimbi.—-Kurt Lewin
Este o metodă utilă în luarea deciziilor, aplicată adesea pentru rezolvarea problemelor, în faza de selecție a soluției adecvate sau în cea de planificare a implementării acțiunilor de îmbunătățire.
Deși denumirea ne poate duce cu gîndul la o metodă complicată de analiză, în esență se înrudește cu metoda utilizată empiric de fiecare dintre noi atunci cînd vrem să luăm o decizie în mod „obiectiv”, iar în acest scop împărțim o foaie de hîrtie în două coloane și completăm o coloană cu argumente în favoarea deciziei, iar cealaltă cu argumente împotrivă. Probabil că mulți aplicăm intuitiv această metodă, chiar și fără să scriem ideile pro și contra, atunci cînd vrem să alegem o culoare pentru pereții unei camere, cînd vrem să cumpărăm o mașină sau cînd alegem între mai multe tipuri de tratamente posibile pentru o anumită afecțiune – iar decizia o luăm în funcție de care coloană are mai multe argumente față de cealaltă.
Așadar, analiza cîmpului de forțe este o tehnică de culegere, prelucrare și analiză a informaților privind factorii – denumiți forțe – care au efecte pro sau contra asupra schimbării dorite prin introducerea unei soluții de îmbunătățire. Ca orice metodă de analiză, cel mai bine este să se utilizeze în echipă, pentru a se identifica prin brainstorming și apoi a pune în balanță atît punctele forte, cît și cele slabe, care caracterizează situația în care se manifestă problema. Scopul este de a cunoaște condițiile în care este oportună introducerea unei schimbări, prin găsirea și mobilizarea factorilor pozitivi și prin transformarea punctelor slabe în forțe generatoare de progres, urmărindu-se astfel reducerea riscurilor de respingere la implementarea soluției alese.
Metoda a fost creată de Kurt Lewin în 1943, un psiholog născut în Germania și emigrat în 1933 în SUA, considerat de mulți fondatorul psihologiei sociale. El a observat că, aflați în fața unei probleme, oamenii se comportă diferit în funcție de circumstanțe (cîmpul în care acționează), sub efectul factorilor care îi influențează (forțe de atracție sau de respingere în ceea ce privește un anumit curs de acțiune) și a studiat modul în care aceste forțe acționează în momentul nevoii de a face o schimbare.
În teoria lui Lewin, prin „problemă” se înțelege diferența dintre situația reală observată și situația dorită, iar forțele considerate nu au legătură doar cu conceptul de forță din fizică (deși se respectă principiul echilibrului static între forțele de acțiune și forțele de reacțiune), ci se referă la toți factorii interni (valori, credințe, atitudini, emoții etc.) și externi (familiali, sociali, culturali, politici, economici etc.), care influențează comportamentul uman într-o situație anumită, la un moment dat.
Pentru Lewin, conceptul de „cîmp” se referă la totalitatea factorilor interdependenți care coexistă la un moment dat, într-o anumită situație de viață (în familie, la școală, la locul de muncă, în viața socială etc.).
De exemplu, dacă am aplica analiza cîmpului de forțe în cazul ideii de a ne schimba locul actual de muncă:
- Forțe de atracție (cele care ar duce la decizia de a părăsi locul de muncă actual pentru unul nou) pot fi ambiția, motivația pentru dezvoltarea carierei, frica de plafonare, salariu mai bun, poziție socială mai bună, conformism față de așteptările anturajului
- Forțe de respingere (cele care urmăresc păstrarea unui status-quo și se opun vreunei schimbări a situației existente) pot fi nevoia de stabilitate, stima de sine scăzută, frica de nou, atitudinea familiei, conformism față de rolurile sociale etc.
Dar dacă, de exemplu, vrem să găsim o soluție pentru a îmbunătăți productivitatea într-un anumit atelier, atunci forțele care pot acționa ar fi:
- Forțe de atracție (favorabile creșterii productivității): exemplul unui leader vizionar, un sistem de stimulente financiare pentru cei care ating nivelul dorit, politica internă de promovare
- Forțe de respingere (care urmăresc menținerea nivelului curent de productivitate): dezinteresul celor din zona de lucru, poziția leaderului de sindicat, numărul mare de defectări ale echipamentelor de lucru etc.
Lewin a propus utilizarea analizei cîmpului de forțe pentru a evidenția momentul oportun de realizare a unei schimbări, respectiv situația în care există un dezechilibru între cele două categorii de forțe – în favoarea forțelor de atracție, desigur. Iar în situația în care dezechilibrul constatat este în sens invers, să se poată crea un plan de implementare a schimbării dorite, prin includerea unor măsuri de diminuare a forțelor de respingere.
John R. P. French, un alt profesor de psihologie american (mai cunoscut pentru definirea tipurilor de putere în leadership), a extins apoi metoda propusă de Lewin pentru a fi aplicată în cazul firmelor și al organizațiilor – în general, pornind de la ideea că, pentru a avea succes, organizațiile trebuie să se adapteze continuu la schimbările din mediul în care acționează, iar în acest scop fiecare organizație trebuie își dezvolte o strategie pentru minimizarea efectelor forțelor de respingere și/sau pentru maximizarea efectelor forțelor de atracție.
Astfel, utilitatea acestei metode se dovedește atunci cînd este necesar să se cunoască forțele care determină în fiecare moment un echilibru dinamic într-o organizație, favorizându-se acest concept (de echilibru dinamic) în detrimentul conceptului mai ușor de înțeles și mai agreat de oameni în general – cel de stabilitate, deoarece nevoia de stabilitate îi face pe unii să respingă schimbarea.
O situație este menținută în echilibru prin interacțiunea a două seturi de forțe opuse – acelea care încearcă să promoveze schimbarea (forțele motrice) și cele care încearcă să mențină status quo-ul (forțele de respingere). – Kurt Lewin
Astăzi, analiza cîmpului de forțe este un instrument ce se poate utiliza în diverse situații, la nivel personal, organizațional, social, de proiect etc., în diferite domenii, cu mai multe scopuri.
Scopuri posibile:
- Luarea unei decizii obiective, analitice, într-o situație în care există multe păreri pro și contra
- Determinarea oportunității introducerii unei schimbări
- Evaluarea în avans a eficacității unei propuneri de acțiune de îmbunătățire, pentru a aprecia dacă efectele dorite se pot obține în situația existentă
- Creșterea șanselor de succes la introducerea unei schimbări, prin identificarea obstacolelor, dezavantajelor, riscurilor provocate de forțele de respingere asupra rezultatelor dorite
- Alegerea măsurilor ce pot reduce acțiunea forțelor de respingere
- Stabilirea priorităților de acțiune, în funcție de intensitatea relativă a forțelor de respingere.
Domenii posibile de aplicare:
- Management – pentru luarea analitică a deciziilor
- Managementul schimbărilor – pentru definirea măsurilor de suport necesare în vederea reducerii rezistenței la schimbare (creșterea efectelor forțelor de atracție și/sau diminuarea efectelor forțelor de respingere)
- Managementul proiectelor – în faza de planificare, pentru a nu omite includerea măsurilor necesare pentru reducerea rezistenței în faza de implementare
- Metodologiile de rezolvare a problemelor și de îmbunătățire continuă
- pentru selectarea ideilor de îmbunătățire și/sau a soluțiilor problemelor
- ca instrument de analiză inclus în cadrul unor metode mai complexe de analiză (DoE, FMEA sau QFD).
La identificarea forțelor cu acțiune pozitivă sau negativă asupra situației în care se aplică o soluție de îmbunătățire, trebuie luați în considerare toți factorii ce pot avea un impact asupra sistemului în care se introduce schimbarea – nu numai aspectele legate de procesele analizate. Astfel, există mai multe tipuri de forțe ce trebuie identificate, printre care:
- Forțe ce țin de procesele analizate, de natură fizică, chimică, tehnică, tehnologică
- Forțe organizaționale: management, reguli interne, standarde, strategii, costuri, cultura organizațională
- Forțe de mediu: legi și reglementări specifice, sănătatea și securitatea muncii, protecția mediului etc.
- Forțe ce țin de clienți: preț, termene de livrare, standarde de calitate, riscuri de piață
- Forțe sociale: climat de muncă, așteptări sociale, interese de grup, leaderi de opinie, etică
- Forțe umane individuale: sistem individual de valori, morală, sentimente, atitudini, obiceiuri, nivel de educație etc.
Pentru a face analiza cîmpului de forțe, se recomandă parcurgerea următoarelor etape:
- Enunțarea clară a situației existente și a situației dorite
Este etapa în care se definește ceea ce se urmărește prin aplicarea analizei cîmpului de forțe, respectiv punctul de pornire și punctul dorit de sosire, ceea ce înseamnă descrierea situației curente, descrierea situației dorite, descrierea decalajului dintre cele două situații, dar și riscurile menținerii echilibrului existent. Cel mai dificil element este cel referitor la definirea situației dorite, deoarece niciodată nu există nicio schimbare intenționată validă, în absența unei viziuni coerente de îmbunătățire, dezvoltare sau progres.
- Identificarea, în echipă, a principalelor forțe pozitive și negative care pot ajuta sau împiedica producerea efectelor dorite la implementarea soluției alese de îmbunătățire
Identificarea forțelor (de ambele tipuri) se poate face în diferite moduri:
- Prin brainstorming sau folosind metoda grupului nominal
- Folosind alte instrumente de analiză:
- Analiza ”What If”
- Analiza de impact
- Analiza părților interesate (Stakeholder Analysis)
- SWOT
- PRIMO-F: abreviere pentru seria de aspecte de interes pentru analiza unei situații specifice (People, Resources, Innovation – Ideas, Marketing, Operations, Finance)
- PEST, PESTLE, STEP, SEPT, STEEP, STEEPLE: aceste denumiri constituie acronimele unei suite de factori ordonați în funcție de diverse criterii, dar care în esență se referă la gruparea factorilor în funcție de mai multe domenii: P – factori politici, E – factori economici sau factori de mediu (Environment) sau factori etici, S – factori sociali, T – factori tehnologici, L – factori legali.
- Punînd întrebări care să ajute la identificarea factorilor relevanți, cum ar fi:
- Ce beneficii se urmăresc? Ce influențează apariția beneficiilor așteptate?
- Cu ce resurse/costuri se pot atinge obiectivele stabilite?
- Cine este persoana/grupul care acționează cel mai mult pro sau contra schimbărilor dorite? De ce?
- Cum poate fi sporit/împiedicat efortul de schimbare?
- Cu ce riscuri se pot atinge obiectivele stabilite? Care este cel mai grav risc ce poate apărea?
- Cum se poate preîntîmpina un eventual eșec?
- Cît de greu/ușor este să se accepte îmbunătățirile propuse?
- De unde ar trebui începută schimbarea?
- Cît va dura implementarea schimbării?
- Ce se poate întîmpla dacă implementarea nu se va face cu succes? etc.
Rezultatul acestei etape este o listă, pe două coloane, de factori pozitivi, respectivi negativi, care influențează situația analizată. Se recomandă ca această enumerare să fie pe cît posibilă exhaustivă, pentru că este mai bine să se repete eventual o forță, decît să se omită una.
Această etapă nu se finalizează complet într-o oră, și nici măcar într-o zi. Ea poate dura și o săptămînă sau două, în funcție de complexitatea situației analizate, și necesită de multe ori atragerea de persoane în plus în echipa de lucru, pentru a nu omite factori relevanți din listă.
- Analiza și evaluarea forțelor identificate
Similar ședințelor de brainstorming, după listarea tuturor factorilor de influență identificați în cele două categorii de forțe, se trece la o analiză a acestora, urmărindu-se eliminarea ideilor redundante, clarificarea enunțurilor prea vagi sau nonspecifice, eventuala lor grupare sau comasare sau detaliere, iar apoi se acordă fiecăruia un punctaj, corelat cu puterea forței de a produce sau împiedica schimbarea dorită.
De obicei, se folosesc scale de la 1 la 3, 1 la 5 sau de la 1 la 10, unde 1 – se acordă pentru o influență percepută ca redusă, iar punctajul maxim pentru o influență puternică (punctajul se acordă cu „+” pentru forțele pozitive și cu „–” pentru cele negative). De asemenea, pentru forțele neutre sau cu efect nesemnificativ, se folosește punctajul 0.
După alocarea punctajelor, se face totalul pe fiecare coloană și se compară rezultatele obținute, pentru a se vedea dacă influența globală se înclină spre schimbare (Fa>Fr) sau nu. La prima vedere, se poate decide dacă există vreo probabilitate de succes în îmbunătățirea situației și dacă se continuă inițiativa ce a determinat analiza cîmpului de forțe.
Desigur, o altă variantă este de a nu aloca punctaje și de a nu calcula scorul – atunci cînd analiza se face în faza de planificare a unui proiect, pentru cunoașterea mai bună a situației și găsirea măsurilor de reducere a rezistenței la schimbare.
4. Revizuirea forțelor reținute
Chiar dacă Fr > Fa, se poate decide continuarea inițiativei de îmbunătățire, dar este necesară o revizuire a forțelor și a punctajelor inițial stabilite. În această etapă, se verifică dacă forțele considerate neutre pot fi cumva transformate în forțe pozitive, iar dacă forțele negative identificate prezintă un grad de flexibilitate și cum anume pot fi influențate pentru a se reduce punctajul acordat. Desigur, există întotdeauna și posibilitatea de a revizui viziunea, pentru a o face să fie mai realistă și mai sigur de atins.
5. Planificarea și realizarea schimbării
După finalizarea analizei cîmpului de forțe, rezultatul poate fi folosit fie pentru a decide renunțarea la ideea de îmbunătățire, fie pentru a trece la pregătirea planului de măsuri în sprijinul schimbării dorite – respectiv amplificarea efectelor forțelor de atracție, reducerea efectelor forțelor de respingere și, eventual, prevenirea ca forțele neutre să se transforme în forțe negative.
După cum se vede din cele prezentate anterior, analiza cîmpului de forțe este o metodă simplă. Dar cum se aplică de fapt în practică?
Cel mai simplu mod este de a face un tabel cu două coloane, pentru cele două categorii de forțe(de obicei, forțele pozitive în stînga, forțele negative în dreapta):
Cealaltă variantă, mai intuitivă, este trasarea unei diagrame a cîmpului de forțe, în care forțele se reprezintă prin săgeți îndreptate spre o linie de mijloc (ce reprezintă situația dorită și este de obicei desenată ca un T), folosind aceeași regulă: la stînga forțele de atracție, la dreapta forțele de respingere.
Este o variantă mai intuitivă deoarece lungimea săgeților este corespunzătoare intensității fiecărei forțe, astfel că se poate decide dintr-o privire care este prioritatea de acțiune pentru reducerea rezistenței la schimbare. Din cauza formei diagramei cîmpului de forțe, această metodă se mai găsește sub denumirea Analiza „T”.
Resursele necesare pentru a realiza analiza cîmpului de forțe sînt mereu la îndemînă: o echipă de oameni dornici să rezolve o problemă (nu există competențe avansate necesare, doar cele uzuale de gîndire critică și rezolvarea problemelor), o tablă sau o foaie de flipchart sau o foaie obișnuită de hîrtie sau ecranul computerului, pentru că există o multitudine de formulare ce pot fi completate online sau mici aplicații pentru partea grafică. Dacă echipa lucrează la flipchart, se folosesc bilețele colorate de tip post-it, în loc de a desena săgeți, iar pentru culori se stabilește un cod referitor la intensitatea forțelor.
Iată și un exemplu – de analiză a oportunității creării unei cantine școlare:
Deși este o metodă simplă și cu o istorie îndelungată, analiza cîmpului de forțe nu este o metodă foarte larg răspîndită, deși are o serie de avantaje clare:
- Este o metodă simplu de aplicat, care nu necesită resurse deosebite, nici umane, nici materiale, nici de timp
- Se poate utiliza în paralel cu alte metode și tehnici specifice de analiză
- Pune în evidență nu doar obstacolele din calea unei acțiuni, ci și factorii care vor sprijini respectiva inițiativă
- Diagrama cîmpului de forțe prezintă o formă vizuală sugestivă pentru a pune în balanță aspectele pro și contra într-o anumită situație, în vederea luării unei decizii.
Dar, ca orice metodă de analiză, prezintă și o serie de dezavantaje:
- Concluziile analizei cîmpului de forțe nu au valabilitate pe termen lung, deoarece forțele se pot modifica rapid în timp, indiferent dacă se înregistrează sau nu progresele/schimbările dorite.
- Este o metodă subiectivă – punctajele se acordă pe baza unor percepții, nu întotdeauna obiective
- Dacă durata de lucru este prea mare, pot apărea întruna schimbări ale punctelor de vedere ale celor implicați, astfel că acordul asupra unei concluzii devine dificil de obținut; dacă analiza se face prea în grabă, se pot omite sau simplifica excesiv relațiile dintre anumiți factori și impactul combinat al acestora
- Pot apărea divizări ale echipei de lucru în tabere pro și contra unei anumit status-quo.
Pentru a elimina aceste neajunsuri, de obicei analiza cîmpului de forțe se folosește în cadrul unor alte metode mai complexe de analiză (menționate și mai sus – DoE, FMEA sau QFD), sau în paralel cu alte instrumente de luare a deciziilor (arbori de decizie, analiza cost-beneficiu, matrici de decizie etc.).
Mult succes!
[image]
