Lean în şcoli (2)

2. Lean în managementul organizaţiilor din sistemul educaţional

Orice organizaţie implică o misiune, o viziune, nişte obiective şi nişte strategii de pus în aplicare printr-o serie de procese, în scopul obţinerii unor rezultate. Lean implică printre altele setul de instrumente necesare pentru îmbunătăţirea proceselor şi a performanţelor operaţionale, dar şi metodologia de îmbunătăţire continuă a acestora. Astfel, toate organizaţiile, inclusiv cele care furnizează servicii educaţionale, pot beneficia de avantaje prin aplicarea metodelor Lean pentru managementul curent.

Astfel, pentru fiecare proces cheie identificat se pot clarifica elementele de intrare şi de ieşire, se poate trasa o hartă a fluxului de valoare şi se poate analiza modul curent de lucru, în perspectiva stabilirii problemelor curente şi a creării unor proceduri mai bune de realizare a sarcinilor curente.

Într-un alt blog povesteam despre experienţele mele recente de pe parcursul primului an de facultate la ID (http://philean.wordpress.com/2010/02/10/despre-facultatea-de-psihologie-si-psihologi/). Ceea ce m-a frapat a fost modul de lucru al celor implicaţi în procedurile administrative (despre programe, materii, predare şi evaluare voi comenta în partea a IV-a). Astfel, procesele de înscriere, admitere, repartizare pe serii/grupe, transmiterea informaţiilor către studenţi, planificarea examenelor, comunicarea notelor, etc. – mi-au lăsat constant impresia că parcă toate aceste activităţi se desfăşoară pentru prima oară şi că fiecare dintre cei implicaţi descoperă pe parcurs ceea ce ar mai trebui făcut. Dacă pentru majoritatea studenţilor de anul 1 această impresie este corectă (experienţa mea este legată de sistemul de învăţămînt la distanţă, unde majoritatea studenţilor fiind adulţi deja la a doua facultate, nu mai au experienţe recente legate de sistemul actual de educaţie din România), nu acelaşi lucru se poate afirma despre reprezentanţii facultăţii –profesori, asistenţi, secretare, etc. Comportamentul acestora părea fie al unor începători – deşi toţi au ceva vechime pe posturile lor, fie al unor sadici – care nu concep că studenţilor ar putea să le fie uşor, cînd le poate fi greu, fie al unor incompetenţi – lipsindu-le competenţele specifice rolurilor şi posturilor lor. Indiferent de cauzele comportamentelor lor, este evident încă de la prima privire că este loc de îmbunătăţiri majore în managementul universităţilor, iar o extrapolare la managementul din întregul sistem educaţional nu mi se pare o generalizare prea dăunătoare.

Unul din instrumentele fundamentale utilizate pentru aplicarea principiilor Lean este standardizarea proceselor, astfel încît să se preia şi să se generalizeze cele mai bune practici pentru realizarea unei sarcini de lucru, cu rezultate vizibile la nivelul rezultatelor obţinute – cu consum mai redus de resurse (timp, resurse materiale, stres, etc.), dar cu satisfacţii mai mari pentru cei implicaţi (satisfacţii pentru cei din sistem, dar mai ales pentru beneficiarii serviciilor).

La o analiză mai completă, se pot identifica procesele cheie, problemele şi pierderile cronice de pe fluxul realizării activităţilor curente, ceea ce va duce la alegerea şi adaptarea metodelor adecvate de îmbunătăţire, fie că este vorba de aplicarea managementului vizual pentru o comunicare mai adecvată (în cadrul universităţii, dar şi cu studenţii), de stabilirea mai rezonabilă a activităţilor sau a examenelor – cu accent pe activităţile care adaugă valoare pentru student – prin utilizarea de metode de planificare şi programare a activităţilor care să echilibreze şi să fluidizeze sarcinile de efectuat, sau de aplicarea de alte metode specifice pentru a reduce pierderile cronice.

Şi o să listez în continuare o serie din pierderile pe care le-am identificat eu în primul meu an (2009 – 2010) de studenţie la ID, pentru a înţelege mai bine la ce mă refer, folosind cele 7 categorii tipice de pierderi, definite de Ohno şi incluse în metodologia lean:

1)     Supraproducţie

  • Suport de curs cu multe capitole şi mult text, din care se selectează doar o serie de tematici ce devin subiecte pentru examen
  • Recomandarea de bibliografie numeroasă, dar fără a se verifica vreodată dacă a fost utilizată şi fără a exista vreo metodă de evaluare care să ia în considerare cunoştinţele suplimentare ale celor care au parcurs măcar parte din respectivele surse
  • Includerea studenţilor în activităţi extracuriculare, prin oferirea de puncte adiţionale la nota de la examen (mă refer la o serie de activităţi fără legătură cu domeniul de studiu, care implică niste competenţe diferite de cele specifice specializării alese).

2)     Supraprocesare (consum mai mare de resurse faţă de ce este necesar şi suficient pentru a realiza o anumită activitate)

  •  Completarea aceloraşi date în repetate situaţii – de exemplu, datele de identificare ale studentului se completează la înscriere şi în fiecare contract anual de studii, deşi există o clauză în care se cere anunţarea modificărilor acestor date, deci ar putea fi utilizate cele din baza de date de la secretariatul facultăţii

3)     Defecte (greşeli, erori, neconformităţi, nerespectarea cerinţelor contractuale)

  • Suport de curs cu greşeli (repetiţii, numerotare neadecvată, greşeli de ortografie), neactualizat de 3 ani
  • Funcţionare parţială şi neadecvată a unor module ale portalului utilizat pentru comunicarea cu studenţii
  • Planificarea examenelor fără respectarea prevederilor contractuale specifice pentru ID

4)     Transport

  • Deplasări prin facultate printre amfiteatre sau laboratoare, ocazionate de schimbări ale planificării, neanunţate adecvat şi la timp
  • Deplasarea la bancă pentru plata taxei de studii, deoarece secretariatul facultăţii cere obligatoriu o chitanţă în original, care nu poate fi emisă la plata electronică prin card sau prin Internet

5)     Aşteptare

  • Aşteptarea profesorului pentru începerea tutorialului
  • Aşteptarea repetată pentru găsirea unei soluţii pentru funcţionarea videoproiectorului
  • Aşteptarea la uşa sălii de examen pentru a putea intra înăuntru (după ora de începere iniţial declarată) sau a furnizării subiectului la examen, astfel că ora de începere comunicată este, de exemplu, ora 11, iar ora efectivă de începere este 11:45

6)     Stocuri

  • Materiale şi mesaje perimate păstrate mult timp pe portalul utilizat pentru comunicarea cu studenţii, care nu fac decît să îngreuneze utilizarea celor încă actuale

7)     Mişcări inutile

  • Suport de curs primit sub formă de fişier electronic, dar protejat la scriere – nu poate fi editat, doar printat – ceea ce nu ar fi o problemă dacă materialul ar fi corect şi într-o formă uşor de citit şi de înţeles. Cum aceste cerinţe minimale nu sînt îndeplinite în circa 80% din cazuri, este evident că cel care nu poate învăţa după un material necorespunzător, va consuma resurse suplimentare pentru a îmbunătăţi respectivul material.
  • Căutarea unui fişier în lista de materiale de pe portalul utilizat pentru comunicarea cu studenţii – cum nu există o regulă de numire a fişierelor (pentru a fi uşor regăsite de utilizatori) şi portalul nu oferă facilităţi de sortare, căutarea unui fişier într-o listă cu zeci de fişiere nu este întotdeauna o activitate rapidă sau plăcută

Dacă m-aş mai gîndi şi i-aş include în analiză şi pe colegii mei, probabil că lista s-ar lungi în continuare. Dar cred că este evident că există o mulţime de aspecte ce pot fi îmbunătăţite la nivelul managementului unei organizaţii ce oferă servicii educaţionale.

Sper să vă intereseze şi următoarele două părţi ale încercării mele de a pune în discuţie necesitatea de a aplica Lean în educaţie.

Pe curînd,
Cristina

This entry was posted in Imbunatatire, Lean, management, Romania, servicii, Training and tagged , , , , . Bookmark the permalink.

One Response to Lean în şcoli (2)

  1. Maria Cucu says:

    Aceasta a doua parte este mult mai apropiata de domeniul in discutie, iar exemplele sunt edificatoare. Totusi, in prima parte poate ar fi fost util sa enumerati cele 7 (sau 8) tipuri de pierderi, si un mic istoric al sistemului LEAN, cu exemple.
    Iar includerea studentilor in activitati extracurriculare poate sa nu fie neaparat supraproductie, mai ales daca li se ofera posibilitatea cresterii notei la examen.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *