„Trebuie să spunem întotdeauna ceea ce vedem. Mai presus de toate, iar acest lucru este cel mai dificil, trebuie întotdeauna să vedem ceea ce vedem.” (Charles Peguy)
Lean în laboratoare înseamnă un sistem de management adecvat pentru realizarea de procese care să respecte cerințele clientului, în condiții de conformitate față de reglementările specifice în domeniu, dar în maniera cea mai eficientă și eficace posibilă (prin reducerea pierderilor de pe flux).
Aplicarea principiilor Lean într-un laborator implică parcurgerea celor 5 principii deja binecunoscute:
- Definirea valorii, din perspectiva clientului: identificarea nevoilor și așteptărilor clientului, apoi separarea activităților curente în cele 3 categorii definite în Lean: activități care adaugă valoare, activități necesare care nu adaugă valoare și activități inutile
- Definirea fluxului de valoare : pentru familiile de produse (tipuri de experimente, teste, încercări) uzuale, se analizează întregul flux de valoare – de la cererea clientului la satisfacerea cerințelor acestuia
- Crearea de fluxuri continue: alocarea resurselor disponibile (materiale, umane etc.) și planificarea intrării în execuție a comenzilor astfel încît, pe cît posibil, să existe fluxuri de valoare continue (fără așteptări, retururi pe flux, refaceri, erori etc.), în condiții de încărcare relativ uniformă a capacității de lucru (fără perioade inactive sau perioade supraîncărcate la nivel de laborator sau pe anumite resurse înalt specializate)
- Realizarea de fluxuri „trase” de comanda clientului: formularea unei reguli de stabilirea a priorităților, respectiv a ordinii în care se execută încercările
- Îmbunătățirea continuă a proceselor, prin monitorizarea și analiza rezultatelor zilnice, în scopul identificării și eliminării treptate a pierderilor (rezolvarea problemelor cronice).
Desigur, Lean în laboratoare nu se referă doar la sarcinile specifice (analize, teste, încercări, experimente etc.), ci și la toate celelalte activități administrative, de aprovizionare, management, comunicare etc. Astfel, pierderile pot fi evidențiate pe tot fluxul activităților – de la primirea comenzilor, pînă la gestiunea produselor perisabile sau a celor cu risc de mediu, la resursele implicate (echipamente, oameni, metode etc.) și la constrîngerile impuse (metode standard, proceduri de tip GLP, termene, costuri, riscuri) etc.
„O organizație în care toată lumea lucrează tot timpul este foarte ineficientă.” (Eliyahu M. Goldratt)
În cazul laboratoarelor, cele 7 tipuri de pierderi nu au aceeași relevanță ca în activităților de producție. De obicei, pentru a aborda situațiile în care variablitatea intrărilor este foartemare, în laboratoare este esențial să se ia în considerare și celelalte două categorii de pierderi încluse în cei 3M:
Mura – pierderi determinate prin neuniformitatea intrărilor: variabilitatea mare a comenzilor, încercărilor, metodelor, cerințelor, care determină inconsistență, nesincronizare între fazele proceselor, ruperi de ritm, procese instabile
Pierderile din categoria Mura sînt semnificative în laboratoare, deoarece există momente în care trebuie făcute multe teste și momente în care cererea este redusă, cum există perioade cînd se fac mai multe încercări complexe și altele în care se fac doar teste de rutină.
Mura este contracarată prin diminuarea Lead Time (reducerea Muda) și prin utilizarea unor instrumente Lean: metode de prioritizarea comenzilor interne, Heijunka – metodă de lansare în lucru a comenzilor în așa fel încît să se uniformizeze încărcarea zilnică a capacității disponibile
Muri – pierderi din cauza muncii în exces sau a muncii în salturi: perioade de suprasolicitare a resurselor disponibile – combinate cu perioade de lucru la ralenti, care duc la erori provocate din grabă, stres, oboseală, pierderea atenției etc.
În laborator, Muri se referă la încărcarea dezechilibrată a capacității (oameni sau echipamente), respectiv fie suprasolicitare, fie lipsă de încărcare. De obicei, într-un laborator, Muri este determinată de Mura: cînd munca nu este alocată în mod echilibrat, între posturile de lucru pot apărea conflicte, lipsă de sincronizare, întîrzieri, riscuri de erori și greșeli, nevoia de ore suplimentare (care duc la suprasolicitare, stres, îmbolnăviri etc.)
Muri se poate reduce prin folosirea de instrumente Lean pentru cunoașterea modului în care se folosește timpul de lucru la fiecare post de lucru (Yamazumi, timpi standard) sau pentru realocarea sarcinilor de lucru de la posturile cu încărcare excesivă la cele subîncărcate, pentru echilibrarea încărcării posturilor de lucru
Iată o serie de exemple de Muda în laboratoare:
1. Supraproducţie
- Teste nesolicitate (de verificare, „just-in-case”)
- Comenzi supradimensionate de aprovizionare cu materiale consumabile
- Înregistrări redundante / Rapoarte de activitate pe care nu le citește / analizează nimeni
2. Defecte, rebuturi
- Etichetare incompletă sau incorectă
- Buletine de analiză completat cu erori, omisiuni etc.
- Metode aplicate fără respectarea tuturor cerințelor
- Lucrul cu echipamente ne-etalonate sau neîntreținute corespunzător et.
3. Procesare inadecvată (supraprocesare)
- Formulare prea complexe, cu date redundante și mai mult de 2 semnături
- Păstrarea și transmiterea datelor pe suport electronic și pe suport hîrtie
- Acreditări / certificări repetate, după mai multe referențiale
- Trecerea unui produs, evident neconform față de un criteriu critic, prin toată suita de teste
4. Transport excesiv
- Mutarea repetată a unui articol dintr-un loc în altul
- Trasee lungi de transport pentru prelevarea mostrelor sau transmiterea rapoartelor
5. Mişcări inutile
- Căutarea unor elemente necesare pentru a efectua o sarcină
- Trecerea repetată din poziția în picioare în poziția așezat (și invers)
- Mutarea unor materiale sau documente dintr-un loc într-altul în timpul realizării unei activități (pe poziții intermediare și nefinale)
6. Aşteptare
- Așteptarea unor probe
- Lipsa unor materiale sau alte resurse necesare pentru exexcutarea sarcinilor curente
- Întîrzierea unor rezultate etc.
7. Stocuri excesive
- Aprovizionare în cantități supradimensionate
- Mini-stocuri de diferite materiale puse „la îndemînă” de unele persoane mai precaute
