Mini-lecţie despre buget

Să încep cu definiţia de dicţionar. În DEX, prin buget se înţelege un plan (o estimare, un tabel) în care se prevăd veniturile şi cheltuielile probabile ale unui stat, ale unei întreprinderi, instituţii, familii, persoane etc. pe o perioadă determinată (de regulă de un an). Ca etimologie, bugetul derivă din latină („bulga”), devenit în franceză „bouge” (pungă din piele), cu diminutivul „bougette”.

În timp, sensul s-a extins de la pungă (echivalentul portofelului de azi) la conţinutul acesteia, iar în secolul al 18-lea, cuvîntul buget a fost folosit pentru prima oară în Anglia, pentru a denumi planul anual de venituri şi cheltuieli ale statului. În secolul al 19-lea, folosirea cuvîntului buget s-a extins, cu acelaşi sens, pentru a se referi şi la alte domenii, nu doar la finanţele unui stat.

Într-un alt sens, dar strîns legat de sensul din perioada medievală – de „conţinut al pungii”, buget se mai foloseşte astăzi şi pentru a defini totalul de resurse de un anumit fel, alocate într-un anumit scop – de exemplu, bugetul de timp pentru realizarea unei sarcini.

Dar sensul propriu pentru buget este „plan de venituri şi cheltuieli”. Primul lucru pe care îl spun participanţilor de la cursul de cultură antreprenorială, atunci cînd ajungem la capitolul despre buget şi resurse financiare, este că obişnuim să folosim cuvîntul „buget”, dar că trebuie mereu să ţinem minte că este doar prescurtarea sintagmei „buget de venituri şi cheltuieli”.

A face un buget înseamnă deci că trebuie să estimăm, pentru o perioadă dată de timp şi pentru o strategie anume aleasă în avans, care este necesarul de venituri şi de cheltuieli pentru a ne atinge obiectivele.

Să luăm cazul bugetului anual al unei familii. Primul pas este să ne facem strategia pentru anul viitor– adică să ştim ce ne dorim pentru anul viitor şi dacă vor exista sau nu nişte evenimente speciale, altele decît ceea ce se întîmplă de obicei în viaţa noastră de zi cu zi. Adică să avem nişte răspunsuri clare despre evenimentele majore din anul următor: Ne planificăm o vacanţă în Maldive sau doar cîteva weekend-uri la munte? Vrem să ne renovăm casa sau doar să schimbăm mobila în bucătărie? Copilul nostru va intra la şcoală sau va pleca la studii în străinătate? Ne-au cerut nişte prieteni să le fim naşi la nuntă? etc.

Ştiind ce strategie urmărim, putem trece la pregătirea bugetului. În primul rînd, trecem la estimarea veniturilor(pasul doi), pentru că, de obicei, sînt relativ mai certe şi … mai puţine 🙂 . Dacă avem nişte surse stabile de venituri (contracte de muncă, depozite în bancă, proprietăţi închiriate, alte venituri lunare stabile – pensii, burse etc.), bugetul de venituri se poate face rapid: luna, persoana, sursa de venit, valoarea estimată netă şi totalul pe an. Dacă veniturile nu vin din nişte surse stabile – gen contracte eratice de colaborare sau de servicii, drepturi de autor, alte venituri posibile şi probabile în viitor, atunci de obicei se folosesc nişte metode de estimare specifice fiecăruia – de obicei se iau veniturile din anul trecut, care se ponderează în plus sau în minus, cu nişte coeficienţi aleşi în funcţie de optimismul sau pesimismul nostru. Astfel, se calculează un total de venituri pe an şi eventual pe fiecare lună.

Avem un total de venituri prognozate pentru anul următor. Urmează partea cea mai dificilă: estimarea cheltuielilor (pasul trei). Este uzuală împărţirea cheltuielilor în cîteva categorii, pentru a ne fi mai uşor să le cuantificăm. Astfel, identificăm cel puţin următoarele tipuri de cheltuieli: (1) cheltuieli curente lunare – ştim de obicei ce facturi sau datorii avem de plătit în fiecare lună, după caz: rate, telefon, Internet, curent electric, întreţinere etc.; (2) cheltuieli anuale sau periodice obligatorii sau voluntare – impozit pe proprietăţi, asigurări, inspecţii periodice, plan de economii etc.; (3) cheltuieli lunare de subzistenţă – mîncare, igienă, îmbrăcăminte, benzină, medicamente în cazul celor cu boli cronice, bani de buzunar pentru copii etc.; (4) cheltuieli directe – legate de strategia stabilită, după caz: concediu, călătorii, spectacole, distracţie, mobilă etc.; (5) cheltuieli neprevăzute – gen vizite la doctor, mici reparaţii prin casă, participarea la evenimente neplanificate etc. Pentru fiecare element specific din categoriile de cheltuieli, trecem frecvenţa de plată, suma estimată, eventual prioritatea faţă de restul cheltuielilor. Şi facem totalul.

Dar tot nu avem bugetul gata. Nu este suficient să parcurgem cele 3 mari etape prezentate mai sus: alegerea strategiei, previzionarea veniturilor şi cuantificarea cheltuielilor. Lipseşte etapa esenţială, respectiv partea în care comparăm veniturile şi cheltuielile, pentru a aprecia sustenabilitatea şi realismul bugetului nostru (pasul patru).

Cazul de dorit este cel în care totalul veniturilor = totalul cheltuielilor, deoarece înseamnă că vom dispune de toate resursele necesare pentru a ne duce traiul aşa cum ne dorim. Singura necunoscută este calitatea estimărilor noastre, respectiv cît de exact am previzionat sumele din buget (valoarea cuantificată a cheltuielilor şi a veniturilor viitoare).

Cazul cel mai probabil în majoritatea familiilor (şi nu numai) este cel în care valoarea totală a cheltuielilor depăşeşte veniturile anuale. Efectul este că doar unele cheltuieli pot fi acoperite, de aceea trebuie să ne gîndim la nişte soluţii – fie stabilim priorităţi şi renunţăm la unele cheltuieli, fie căutăm metode de reducere a unora dintre cheltuieli, fie, la limită, considerăm că trebuie să facem un împrumut.

Există şi un caz ideal – cînd valoarea totală a veniturilor este mai mare decît cea a cheltuielilor. Dar chiar şi în acest caz, este nevoie să revizuim bugetul trasat iniţial, pentru a verifica dacă eventualii coeficienţi aleşi pentru estimarea veniturilor nu cumva au fost prea plini de entuziasm sau dacă nu am omis din grabă unele tipuri de cheltuieli absolut necesare.

În managementul proiectelor mai există un principiu util de aplicat la pregătirea bugetului, în ceea ce priveşte cuantificarea cheltuielilor. În bugetul unui proiect, se recomandă să includem doar acele cheltuieli suficiente şi necesare pentru realizarea strategiei alese. Ce înseamnă, în practică, acest lucru? Înseamnă că valoarea unei cheltuieli planificate trebuie să fie la nivelul necesar şi suficient, adică nici prea mare, nici prea mică, cît mai apropiată de realitate. De exemplu, dacă anul viitor vrem să mergem în vacanţă în Maldive, nu-mi voi trece în buget cheltuieli de concediu de 500 de euro pentru două persoane (pentru că suma este evident insuficientă), dar nici nu voi trece 12000 de euro pentru 5 zile, ca să fie o sumă acoperitoare (pentru că suma poate fi nenecesară). Calitatea estimărilor noastre ţine de capacitatea noastră de a ne poziţiona corect în intervalul definit de cele două limite – necesar şi suficient, respectiv între realism şi risipă.

Deci, am comparat veniturile cu cheltuielile din buget şi am ajuns la o concluzie – fie că ne ajung, sau că nu ne ajung banii. Mai avem o etapă de parcurs (pasul cinci), şi anume analiza şi îmbunătăţirea bugetului, pînă la luarea deciziei de aprobare a bugetului. Această analiză înseamnă să verificăm dacă ceea ce am cuantificat este corect, realist, realizabil. Îmbunătăţirea înseamnă uneori modificarea unor sume (în sus sau în jos, în funcţie de priorităţi), alteori eliminarea cheltuielilor nenecesare (restructurarea perspectivelor curente asupra modului uzual de lucru) şi introducerea unora iniţial omise, pînă la stabilirea echilibrului între venituri şi cheltuieli la nivelul dorit. Rareori îmbunătăţirea bugetului de familie se face prin creşterea veniturilor posibil de obţinut din sursele curente – cu excepţia cazurilor de investiţii mari pe care ni le asumăm (în aceste situaţii ne planificăm să obţinem venituri în plus prin credite, sau prin vînzarea unor bunuri de care dispunem).

Cînd sîntem mulţumiţi de rezultate, „aprobăm” bugetul, respectiv planul nostru devine referinţa pentru controlul modului în care ne folosim în familie resursele financiare.

În niciun caz, însă, nu putem aproba un buget bazat pe venituri pe care ştim sigur de la început că nu vom putea să le obţinem, nici pe o gîndire de tipul „wishful thinking”, decît dacă fie habar nu avem despre ce este vorba, fie nu ne trebuie bugetul decît pentru a lua ochii celorlalţi, pentru că oricum nu intenţionăm să-l punem în aplicare şi preferăm să facem doar ce vrem, fără alt plan decît inspiraţia de moment pentru satisfacerea intereselor personale.

Vedeţi vreo asemănare între procesul realizării unui buget de familie şi cel specific pregătirii bugetului naţional? Sau ar trebui să fie?

Nu vreau să complic lecţia şi cu discuţiile despre buget şi cashflow. Poate într-o altă mini-lecţie! Spor la bugete!

Numai bine,
Cristina

[image]

This entry was posted in Diverse, Imbunatatire, management, Training and tagged , , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *